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Deutsches Forschungsinstitut für öffentliche Verwaltung

Hintergrund unseres Ansatzes

Der Sprachstil des Schriftverkehrs einer Behörde ist regelmäßig stark an die juristische Fachsprache angelehnt und an rechtlichen Erfordernissen orientiert. In den Hintergrund treten demgegenüber die leichte Verständlichkeit, die Höflichkeit des Ausdrucks und die Ausrichtung am Informationsbedürfnis der Leser.

Bürger empfinden diesen Sprachstil als einschüchternd und beängstigend, sie lesen Behördentexte nur mit Unwillen. Dies schadet der Glaubwürdigkeit der Behörden. Es kommt verstärkt zu Rückfragen oder Beschwerden, was Bearbeitungsaufwand verursacht. Die Effizienz der Verwaltungsarbeit leidet erheblich, wenn aufgrund überlesener oder nicht verstandener Informationen Fristen versäumt oder Mitteilungspflichten verletzt werden.

Neben den Bürgern empfinden auch viele Beschäftigte der öffentlichen Verwaltung den typischen Sprachstil als belastend. Zugleich gibt es bei den Beschäftigten jedoch Vorbehalte gegen die Veränderung des Sprachstils, denn er ist Teil der jeweiligen Organisationskultur und Ausdruck eines spezifischen professionellen Selbstverständnisses der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Diese haben den Sprachstil im Laufe ihrer Ausbildung erlernt und während ihrer Sozialisation in der Behörde gefestigt. Vorgesetzte fordern die Verwendung bestimmter Ausdrucksweisen. Wer den Stil des Hauses beherrscht, demonstriert damit Expertise und Professionalität nach innen und nach außen. Bei Abweichungen wird der Verlust von Rechtssicherheit befürchtet. Nicht zuletzt unterstreichen bestimmte Elemente des behördlichen Sprachstils auch das Machtgefälle zwischen der Behörde und den Bürgern.

Die Modernisierung des behördlichen Sprachstils kann daher nicht allein die Verbesserung der Allgemeinverständlichkeit zum Ziel haben. Zu bewahren ist zugleich das bestehende Maß an Rechtssicherheit und die Passung auf die Belange der Organisation:

  1. Rechtssicherheit
    Behördentexte müssen verlässliche Rechtsinformation bieten und rechtlicher Überprüfung standhalten können. Juristische Fachterminologie darf durch das Streben nach besserer Verständlichkeit nicht verfälscht werden. Erhalten bleiben soll der klassische Aufbau von Bescheiden nach dem Schema Entscheidung – Begründung – Rechtsbehelfsbelehrung. Rechtliche Vorgaben für die Formulierung von Verwaltungstexten sind zu berücksichtigen, zum Beispiel Richtlinien für die Erstellung barrierefreier und geschlechtergerechter Dokumente.
  2. Verbesserung der Allgemeinverständlichkeit
    Die Verständlichkeit eines Textes wird wesentlich durch Wortwahl, Satzbau und Aufbau beeinflusst. Forschung in Psychologie und Sprachwissenschaft liefert Hinweise für die Formulierung und Gestaltung gut verständlicher Texte, die für die Modernisierung des behördlichen Sprachstils genutzt werden können. Insbesondere Abstraktheit und Unpersönlichkeit der herkömmlichen Verwaltungssprache werden als Ausdruck einer obrigkeitlichen und unkooperativen Haltung der Behörden aufgefasst. Diese Elemente von Verwaltungstexten sind daher so weit wie möglich zu ersetzen durch die Orientierung an den Gegebenheiten des Einzelfalls und durch die persönliche Ansprache des Adressaten.
  3. Passung auf die Belange der Organisation
    Standardisierte Textbausteine für Bescheide müssen für eine Vielzahl von Fallgestaltungen tauglich sein. Auch Formulare oder Merkblätter richten sich an eine Vielzahl von Adressaten. Die Orientierung am Einzelfall muss bei diesen Textsorten etwas zurückstehen, auch wenn sie der besseren Verständlichkeit dient. Fachsprache kann im Schriftverkehr von Behörden untereinander verwendet werden. In Schreiben an die Bürger gilt es dagegen, Fachbegriffe zu erläutern. Die Beschäftigten müssen sich mit dem neuen Sprachstil identifizieren können, damit sie ihn auch in frei verfassten Texten verwenden.

Um diese Ziele zu erreichen, ist eine intensive Zusammenarbeit der Beschäftigten einer Behörde mit den Verständlichkeits-Fachleuten des Zentrums für Verwaltungskommunikation erforderlich. In den Fortbildungsseminaren und während der Arbeit der Redaktionsgruppen werden fachliche und sprachliche Belange im direkten Austausch aufeinander abgestimmt. Durch ihre Unterstützung hilft die Behördenleitung, Vorbehalte gegen die Veränderung des Sprachstils abzubauen, und motiviert die Beschäftigten zur Teilnahme am Projekt.

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